Архивация почты outlook 2019

Как сохранить письма в Outlook

Сохранение определённых писем

Выборочное сохранение почты — это именно тот способ, который обычно понимают под сохранением письма. Он предназначен для сохранения определённых писем, но ничто не запрещает таким образом сохранять всю свою почту.

1. Выделите нужное вам письмо (нажмите левой кнопкой мыши, как при открытии) и перейдите во вкладку «Файл». Выделите нужное вам письмо и перейдите во вкладку «Файл»
2. Нажмите «Сохранить как».
3. Откроется стандартное окно сохранения документа. Сохраните письмо в нужное вам место. Выберите папку и сохраните письмо в нужное место

Как выделить несколько писем

Если выделить несколько писем и перейти к сохранению, сохранятся все выделенные. Есть два варианта это сделать:

• чтобы выделить несколько определённых писем, нажимайте на каждое из них с зажатой клавишей Ctrl;
• выделить все письма в группе можно с помощью сочетания клавиш Ctrl+A (предварительно нажмите на одно из писем, чтобы команда общего выделения применилась именно к панели с письмами).

Экспорт (сохранение) всех писем в pst-файл

Этот способ подразумевает создание pst-файла, в который войдут все письма и их вложения.

1. Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт». В Outlook 2010 путь к этому окну будет другим: «Файл» — «Параметры» — «Дополнительно» — «Экспортировать». Перейдите во вкладку «Файл», нажмите на «Открыть и экспортировать» и откройте «Импорт и экспорт»
2. Выберите «Экспорт в файл». Выберите в открывшемся окне «Экспорт в файл» и нажмите «Далее»
3. Выберите «Файл данных Outlook» и нажмите «Далее»
4. Выберите ваш почтовый ящик и о. Экспорт с нескольких ящиков за один раз невозможен. Выберите ваш почтовый ящик и о
5. Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово». Выберите путь для создаваемого файла и нажмите «Готово»
6. В следующем окне вам предложат поставить пароль на создаваемый файл. Просто нажмите OK. Нажмите OK, если не хотите каждый раз вводить пароль, чтобы получить доступ к сохранённой почте

Где Outlook хранит письма

У Outlook существует собственный pst-файл, в который сохраняется вся ваша почта.

Этот файл аналогичен тому, создание которого описывалось выше. Он может быть расположен в разных местах.

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2020 и 2013:

• диск:\Пользователи\
• диск:\Пользователи\\Roaming\Local\Microsoft\Outlook;
• диск:\Users\\Documents\Файлы Outlook;
• диск:\Пользователи\\Мои документы\Файлы Outlook\;
• диск:\Documents and Settings\

Возможные пути к pst-файлу для Outlook 2010 и 2007:

• диск:\Пользователи\\AppData\Local\Microsoft\Outlook;
• диск:\Пользователи\\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Проверка и исправление ошибок средством восстановления папки «Входящие»

ScanPST в основном проверяет и исправляет ошибки во внутренних структурах данных PST-файла. PST-файл — это файл базы данных. Таким образом, структуры, такие как Бтрис и счетчики ссылок, проверяются и восстанавливаются при необходимости. Эти низкоуровневые объекты не содержат сведений о структурах верхнего уровня, таких как сообщения, элементы календаря и т. д., которые создаются на основе этих структур.

Если элемент ScanPST определяет, что конкретный блок структуры или таблицы является нечитаемым или поврежденным, ScanPST удаляет его. Если этот блок был частью определенного элемента в Outlook, он будет удален при проверке.

Такое поведение может быть непредсказуемым, но удаление элемента соответствует условиям. Кроме того, такая ситуация характерна редко, и она всегда будет вводиться в файл журнала ScanPST.

На более высоком уровне отображаются более заметные изменения, включающие папки и сообщения.

Folders

ScanPST проверяет каждую папку в PST-файле и выполняет следующие операции:

1. ScanPST гарантирует наличие соответствующих таблиц, связанных с папкой.
2. ScanPST проверяет каждую строку в каждой таблице и гарантирует, что в системе существует сообщение или вложенная папка.
3. Если ScanPST не удается найти сообщение или вложенную папку, то ScanPST удаляет строку из таблицы.
4. Если в ScanPST обнаруживается сообщение или вложенная папка, то ScanPST проверяет сообщение или папку.
5. Если такая проверка завершается неудачно, сообщение или папка считается поврежденной и удаляется из таблицы и удаляется из базы данных.
6. Если проверка прошла успешно, ScanPST выполняет другой анализ, чтобы убедиться в том, что значения в восстановленных в настоящее время сообщениях соответствуют значениям в таблице. Поврежденные папки повторно создаются с нуля, если это необходимо. В этих папках не содержатся пользовательские данные.

Сообщения

Большинство пользователей будут заниматься операциями с сообщениями, так как поврежденный элемент может привести к удалению какого-либо из PST-файла. ScanPST выполняет следующие операции с сообщениями:

1. ScanPST выполняет некоторые основные проверки таблиц вложений и таблиц получателей. Эта операция аналогична тому, как папка работает с сообщениями в ней.

2. Как только таблица получателей будет проверена для того, чтобы убедиться, что правильно отформатированы получатели, в ScanPST вносятся все необходимые изменения для синхронизации этих действительных таблиц получателей с свойствами получателя сообщения. Кроме того, Кроме того, можно гарантировать, что родительская папка сообщения ссылается на допустимую папку. Следующие свойства сообщения проверяются, чтобы убедиться, что они следуют допустимым форматам данных:

   • PR_MESSAGE_CLASS

     ScanPST проверяет, существует ли это свойство. Если свойство не существует, для него задается значение IPM. Примечание.

   • PR_MESSAGE_FLAGS

     Каждый флаг проверяется по отдельности.

   • PR_SUBMIT_FLAGS

     Эта проверка подобна операции для флагов сообщений.

   • PR_CLIENT_SUBMIT_TIME

     Если флаги отправки указывают, что сообщение помечено как отправленное, это свойство должно существовать. Если флаги отправки не указывают на то, что сообщение помечено как отправленное, для времени устанавливается значение сейчас.

   • PR_SEARCH_KEY

     Это свойство должно существовать. Если свойство не задано, для него создается случайный идентификатор GUID.

   • PR_CREATION_TIME

     Это свойство должно существовать. Если свойство не задано, для параметра время устанавливается значение теперь.

   • PR_LAST_MODIFICATION_TIME

     Это свойство должно существовать. Если свойство не задано, для параметра время устанавливается значение теперь.

   • PR_MESSAGE_SIZE

     Размеры пересчитываются и сравниваются с сохраненными значениями. Если размеры отличаются от определенных Дельта-значений, записывается рассчитанное значение.

В свойствах, связанных с телом, и в свойствах, связанных с темой, проверка не выполняется явно, за исключением неявной проверки на низком уровне, которая обсуждается ранее в этой статье. Свойства отображения получателя меняются на согласованность с восстановленной таблицей получателей. После завершения этой операции выполняются другие алгоритмы, чтобы собрать все потерянные сообщения и поместить их в папку «потерянные».

Как перенести адреса из Outlook

Перемещение программы или данных называется экспортом. Копия контактов в Outlook при таком действии приобретает вид файла с разрешением CSV. Им в дальнейшем возможно поделиться, а также передать в иное приложение.

Как экспортировать контакты

Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.

Экспорт контактов из Outlook 2013

1. Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» — «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».

2. Почтовый клиент предложит возможные варианты. Кликните на пункт «Экспорт в файл».

3. Выберите нужную для записи информации папку.

4. Задайте название сохраняемому объекту и нажмите кнопку «Готово».

Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.

Экспорт контактов из Outlook 2010

1. Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».

2. В открывшемся списке выберите «Параметры».

3. Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».

4. Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».

5. Выберите папку, в которой будет храниться информация о контакте.

6. Подождите, пока процесс перемещения информации не закончится.

При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».

Экспорт контактов из Outlook 2007

1. Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».

2. Откроется «Мастер импорта», который понадобится для формирования документа. Отметьте «Экспорт в файл».

3. В открывшемся окне выберите «Значения, разделённые запятыми (Windows)». Продолжите, нажав на кнопку «Далее».

4. Обозначьте папку, которая будет местом для сохранения. Кликните на «Далее».

5. Дождитесь окончания процесса перемещения.

Как из Outlook перенести контакты в Excel

Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.

Перенесённый CSV-файл можно открыть в Exсel

Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки. Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.

Как импортировать контакты во всех версиях Outlook

1. Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» — «Открыть и экспортировать» — «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».

2. Как и при экспорте, дальше нажмите на «Значения, разделённые запятыми». Импорт контактов будет отличаться от экспорта появлением диалогового окна с названием «Импорт файла», который предложит три варианта действий.

   • «заменять дубликаты при импорте» — те контакты, которые вы импортируете в данный момент, заменят уже существующие в почте. Этот пункт актуален, если переносимая информация полнее или новее уже записанной в программе;
   • «разрешить создание дубликатов» — значение по умолчанию. В такой ситуации и контакты, находящиеся в почте, и добавляемые будут соседствовать. При необходимости оба файла — исходный и импортированный, — можно объединить;

   • «не импортировать дубликаты» — в отличие от первого пункта, программа оставит в приоритете данные контактов, находящиеся в ней. Это действие уместно, если в Outlook содержится более полная информация.

3. После выбора действия нажмите «Далее». Ждите окончания процесса переноса.

Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий

1. Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».

2. В открывшемся окне нажмите «Импорт адресов и почты интернета».

3. Выберите из двух предложенных вариантов импортирования «Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x или почта Windows».

4. Нажмите «Далее» и подождите, пока контакты импортируются.

Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook

1. После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.

2. Появится окно с выбором параметров. Если хотите создать дубликаты, нажмите на пункт «Разрешить создание дубликатов».

3. Выберите папку, откуда нужно взять информацию.

4. Назначьте место, где будет храниться данные.

Открытие и закрытие файлов данных Outlook (PST-файлов)

Ниже приведен список местоположений файлов данных Outlook на компьютере. Некоторые папки могут быть скрыты. Вот что нужно сделать, чтобы просмотреть их:

1. Нажмите кнопку Пуск и выберите пункт Панель управления.

2. Щелкните Свойства папки.

3. Перейдите на вкладку Вид и выберите параметр Показывать скрытые файлы и папки .

Местоположение файлов в Windows Vista

Файлы данных Outlook (PST)   : диск:\User\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Файл автономных папок (OST)   : диск:\User\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Местоположение файлов в Windows XP

Файлы данных Outlook (PST)   : диск:\Documents and Settings\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Файл автономных папок (OST)   : диск:\Documents and Settings\<имя пользователя>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook

Обратите внимание на следующее:

• Файл данных (который не используется по умолчанию) можно сохранить, скопировать или переместить в другое место на жестком диске или в общей сетевой папке. Для открытия файла личных папок (PST) из общей сетевой папки требуются разрешения на чтение и запись.

• Если вам нужно получить доступ к файлу данных, который хранится в общей сетевой папке или на другом компьютере, закройте все программы, которые могут его использовать. К файлу данных может одновременно получать доступ только один пользователь или программа.

• PST-файлы нельзя хранить на носителях, предназначенных только для чтения, например компакт- и DVD-дисках.

При использовании учетной записи Microsoft Exchange сообщения, элементы календаря, контакты и другие элементы обычно доставляются в почтовый ящик на сервере и хранятся в нем. После установки Outlook на новом компьютере и настройки учетной записи Exchange все ваши данные, хранящиеся на сервере, снова становятся доступны. Сведения, приведенные далее в этой статье, касаются только тех пользователей, которые заархивировали локальные файлы данных либо выбрали доставку сообщений Exchange в локальный файл данных.

Если вы используете учетную запись POP3 (это один из самых распространенных видов личных учетных записей), сообщения электронной почты скачиваются с POP3-сервера поставщика услуг Интернета на ваш компьютер и хранятся локально в файле личных папок, который по умолчанию называется Outlook.pst. Этот файл хранится в папке <диск>:\Documents and Settings\<пользователь>\Local Settings\Application Data\Microsoft\Outlook.

Примечания: По умолчанию папка с PST-файлом является скрытой. Чтобы перейти к ней в окне проводника, необходимо сначала включить отображение скрытых папок.

• В проводнике Windows в меню Сервис щелкните Свойства папки.

• На вкладке Вид в группе Дополнительные параметрыв разделе файлы и папки, в разделе скрытые файлы и папки, выберите Показывать скрытые файлы и папки.

• Если нужно увидеть все расширения имен файлов, снимите флажок Скрывать расширения для зарегистрированных типов файлов в разделе файлы и папки.

  Скрытые папки будут отображаться блеклым цветом, чтобы их можно было отличить от обычных.

Работа с файлами данных

В программе Microsoft Office Outlook 2003 был представлен новый формат файла личных папок – «Файл личных папок Microsoft Outlook (.pst)», обеспечивающий большую вместимость хранилищ элементов и папок, а также многоязыковую поддержку данных Юникод. «Файл», созданный в формате файла личных папок Microsoft Outlook (.pst), не может использоваться в более ранних версиях Microsoft Outlook.

Чтобы создать файл данных, совместимый с предыдущими версиями Microsoft Outlook, следует использовать формат файла личных папок Microsoft Outlook 97-2002 (.pst). Данный формат совпадает с форматом файлов в более ранних версиях службы Outlook. Он не обеспечивает многоязыковую поддержку данных Юникод, а так же предоставляет такую же вместимость хранилищ элементов и папок, что и в предыдущих версиях службы. Любой файл данных, кроме используемого в качестве хранилища по умолчанию, может быть сохранен, скопирован или перемещен в другую папку на локальном жестком диске, на гибком диске или в сетевой папке. Однако следует помнить, что для открытия файла личных папок (.pst) в сетевой папке требуются разрешения на чтение и запись.

Если требуется доступ к любому файлу данных на сетевом диске или на другом компьютере, закройте все программы, в которых может использоваться этот файл. Доступ к файлу данных может одновременно получить только один пользователь или одна программа. Файлы данных не поддерживают носители, предназначенные только для чтения.

В диалоговом окне Файлы данных Outlook (меню Файл, команда Обработка файла данных) отображаются только файлы данных, созданные пользователем. «Используемый по умолчанию файл данных» (Outlook.pst) не отображается в этом списке. При создании pst-файла ему может быть назначен пароль, который будет обеспечивать безопасность и запрещать просмотр данных другим пользователям. Установите флажок Сохранить пароль в списке паролей, чтобы отменить запрос на ввод пароля при каждом запуске файла. Используйте надежные пароли, представляющие комбинацию прописных и строчных букв, цифр и символов. Пароли, не содержащие набор таких элементов, являются ненадежными. Например, надежный пароль: Y6dh!et5. Ненадежный пароль: House27. Используйте надежный пароль, который вы можете запомнить, чтобы не записывать его.

Если учетная запись пользователя Microsoft Windows не защищена паролем или другие пользователи имеют доступ к данной учетной записи, снимите флажок Сохранить пароль в списке паролей.

Если требуется использовать для организации элементов Outlook особые папки, могут быть созданы дополнительные файлы данных. Например, все сообщения из определенной организации могут храниться в отдельном файле данных. При создании файла данных для него может быть введено любое имя. По умолчанию используются имена Личные папки(1).pst, Личные папки(2).pst и так далее. Для папки, связанной с файлом данных, может быть задано любое имя. По умолчанию для папки, которая отображается в списке папок Microsoft Outlook, используется имя Личные папки.

Кроме того, средство авто-архивации позволяет перемещать элементы в файл архива Archive.pst. В отличие от экспорта, когда элементы копируются в файл экспорта, но не удаляются из текущей папки, при архивации элементы копируются в файл архива и удаляются из текущей папки. Средство авто-архивации позволяет настроить расписание и выполнять архивацию нескольких папок одновременно через равные промежутки времени.

Служебная программа PST Backup позволяет создавать точную копию файла данных pst в том же формате, копировать резервную копию на локальный или сетевой диск и задавать промежуток времени, через который в Microsoft Outlook должно отображаться напоминание о создании резервной копии файла. Резервная копия может использоваться для восстановления текущего файла pst в случае повреждения или удаления. Эту служебную программу можно загрузить с web-узла Microsoft Office. Чтобы размер файла личных папок уменьшился после удаления из него элементов, файл необходимо сжать.

Файл данных позволяет получить доступ к таким сведениям, как контакты, с другого компьютера или предоставить доступ к ним другим пользователям. Проще всего сделать это, экспортировав данные в файл pst с помощью мастера импорта и экспорта.

2. Как использовать категории для удобства в Outlook

Давайте подробнее рассмотрим, как настраивать и использовать категории для организации входящих сообщений.

Шаг 1. Переименуйте категорию

По умолчанию категории называются цветом. Чтобы переименовать категорию, нажмите стрелку снизу справа от значка категории . В раскрывающемся меню выберите «Все категории» . Появится диалоговое окно «Цветные категории »:

Вы можете раскрасить код своих сообщений в Outlook, чтобы настроить их.

Установите флажок рядом с цветом, который вы хотите переименовать, и нажмите кнопку «Переименовать» . Введите по умолчанию название категории, чтобы переименовать ее. Нажмите кнопку «ОК» , когда переименуете категории.

Ниже приведен пример некоторых переименованных категорий:

Назовите каждую категорию цветов, чтобы настроить почтовый ящик Outlook

Ваши собственные пользовательские категории могут отличаться.

Шаг 2. Удаление категории

После того как вы настроили свои категории, вы можите обнаружить, что не используете их все. Если так случится, вы можете удалить неиспользуемую категорию.

Чтобы удалить категорию, нажмите кнопку «Все категории» в раскрывающемся меню «Категории» . Откроется диалоговое окно « Цветные категории»:

Вы можете удалить категории цвета, которые вы не используете.

Установите флажок рядом с цветом, который вы хотите удалить. В приведенном выше примере я удаляю категорию Orange, потому что я ее не использую. Нажмите кнопку « Удалить» .

Когда появится уведомление с просьбой подтвердить удаление, нажмите «Да» . Когда вы закончите внесение изменений в категории, нажмите «ОК»  Категория «Оранжевый» больше не отображается в раскрывающемся меню « Категоризация» , и вы не сможете применить ее к сообщению электронной почты.

Шаг 3. Примените категорию к сообщению

После того, как вы настроили свои категории, вы готовы начать применять их к сообщениям в вашем почтовом ящике. Чтобы применить категорию к сообщению, нажмите на сообщение, для его выбора. Нажмите на значок категории в раскрывающемся меню «Категоризация» :

В раскрывающемся меню «Категоризация» используйте категории для отправки писем и настройки своего почтового ящик.

Нажмите категорию, которую вы хотите применить к выбранному сообщению. Категория относится к сообщению.  Вы увидите цвет категории как квадрат справа от сообщения в своем почтовом ящике. В теле самого сообщения оно появляется под именем отправителя. 

Ниже приведен пример входящей почты с категориями, применяемыми ко всем сообщениям: 

С категориями, применяемыми к вашим сообщениям, вы можете сразу сказать, что делать с каждым электронным письмом.

Сообщение может иметь более чем одну категорию. Чтобы применить дополнительную категорию к сообщению, выберите сообщение и нажмите на другую категорию в раскрывающемся меню « Категоризация» .

Шаг 4. Как удалить категорию из сообщения или изменить его

Со временем категория сообщения может измениться. Вы можете удалить категорию из сообщения или изменить ее. Вот что нужно делать.

Чтобы удалить категорию из сообщения, нажмите на сообщение в своем почтовом ящике, чтобы выбрать его. Нажмите значок « Категории» . В раскрывающемся меню выберите категорию, которая в настоящее время применяется к электронной почте, и удалить ее:

Вы можете удалить назначенную категорию из электронной почты.

Вы можете применить новую категорию к сообщению в раскрывающемся меню «Категоризация» или оставить ее не классифицированной.

Чтобы сразу удалить все категории из сообщения электронной почты с более чем одной категорией, выберите сообщение и выберите пункт «Очистить все категории» в раскрывающемся меню «Категоризация» : 

Используйте параметр «Очистить все категории», чтобы удалить все категории из электронной почты с более чем одной назначенной категорией.

Цифровые клавиши

Данные обмена сообщениями и PST-файлыMessaging data and .pst files

Использование PST-файлов для управления данными системы обмена сообщениями может привести к следующим проблемам:Using .pst files to manage messaging data can result in the following issues:

• Неуправляемые файлы: в общем случае PST-файлы создаются пользователями и размещаются на их компьютерах или сетевых ресурсах.Unmanaged files: Generally, .pst files are created by users and reside on their computers or network shares. Они не управляются данной организацией.They aren’t managed by your organization. Пользователь может создать несколько PST-файлов, содержащих одинаковые или различные сообщения, и хранить их в разных расположениях без организационного контроля.As a result, users can create several .pst files containing the same or different messages and store them in different locations, with no organizational control.

• Расширенные затраты на обнаружение: судебные и нормативные требования иногда приводят к запросам на обнаружение.Increased discovery costs: Lawsuits and some business or regulatory requirements sometimes result in discovery requests. Обнаружение данных системы обмена сообщениями в PST-файлах на компьютерах пользователей может быть трудоемким процессом.Locating messaging data that resides in .pst files on users’ computers can be a costly manual effort. Так как отслеживание неуправляемых PST-файлов может быть затруднительным, данные в таких файлах во многих случаях могут не обнаруживаться.Because tracking unmanaged .pst files can be difficult, .pst data may be undiscoverable in many cases. Потенциально это может подвергать организацию определенным юридическим и финансовым рискам.This could possibly expose your organization to legal and financial risks.

• Невозможность применения политик хранения сообщений: политики хранения сообщений нельзя применять к сообщениям, расположенным в PST-файлах.Inability to apply messaging retention policies: Messaging retention policies can’t be applied to messages located in .pst files. В результате, в зависимости от ситуации в бизнесе или применимых нормативов, работа организации может стать несогласованной.As a result, depending on business or applicable regulations, your organization may not be in compliance.

• Риск кражи данных: данные сообщений, хранящиеся в PST-файлах, уязвимы для кражи данных.Risk of data theft: Messaging data stored in .pst files is vulnerable to data theft. Например, PST-файлы часто хранятся на портативных устройствах, таких как ноутбуки, съемные жесткие диски и портативные носители, например USB-накопители, диски CD и DVD.For example, .pst files are often stored in portable devices such as laptops, removable hard drives, and portable media such as USB drives, CDs, and DVDs.

• Фрагментированное представление данных сообщений: пользователи, хранящие данные в PST-файлах, не получают единообразное представление их данных.Fragmented view of messaging data: Users who store information in .pst files don’t get a uniform view of their data. Сообщения, которые хранятся в PST-файлах, как правило, хранятся на том компьютере, на котором хранятся сами эти файлы.Messages stored in .pst files are generally available only on the computer where the .pst file resides. В результате, если пользователи получают доступ к своим почтовым ящикам с помощью Outlook Web App или Outlook на другом компьютере, сообщения, хранящиеся в PST-файлах, недоступны.As a result, if users access their mailboxes using Outlook Web App or Outlook on another computer, the messages stored in their .pst files are inaccessible.

Какие сложности таит в себе требование активации Windows 10?

Создание резервной копии электронной почты

Если вы пользуетесь электронной почтой для работы, вероятнее всего, вы используете учетную запись Exchange илиIMAP. Серверы Exchange и IMAP автоматически архивируют электронную почту, чтобы обеспечить доступ к ней в любое время и отовсюду. Если у вас есть учетная запись Exchange, обратитесь к своему администратору и узнайте, как получить доступ к архивированным сообщениям.

Чтобы сохранить резервные копии папок с сообщениями локально (в дополнение к сохранению их на сервере), вы можете автоматически переместить или удалить старые элементы с помощью автоархивации либо экспортировать эти элементы в PST-файл. Этот файл можно будет восстановить и использовать впоследствии путем импорта.

1. Щелкните Файл > Открыть и экспортировать > Импорт и экспорт.

2. Выберите команду Экспорт в файл и нажмите кнопку Далее.

3. Выберите пункт Файл данных Outlook (.pst) и нажмите кнопку Далее.

4. Выберите все почтовые папки, резервную копию которых хотите создать, и нажмите кнопку Далее.

5. Выберите расположение и имя файла резервной копии, а затем нажмите Готово.

6. Чтобы защитить свои файлы от неавторизованного доступа, введите и подтвердите пароль, а затем нажмите ОК.

Сообщения, которые хранятся в PST-файле, ничем не отличаются от всех остальных сообщений. Вы можете пересылать сохраненные сообщения, отвечать на них, а также выполнять поиск среди них, так же, как вы делаете это с любыми другими сообщениями.

Специальные инструменты для электронной почты Outlook Архива

Ежедневное архивирование электронной почты и других элементов Outlook, требует комплексного подхода, поэтому специалисты используют специальные утилиты, которые автоматизируют процедуру. В то же время, профессиональные утилиты предоставляют дополнительные опции, такие как преобразование форматов и фильтрацию архивированных сообщений. Data Extraction Kit for Outlook Программное обеспечение предоставляет профессиональные возможности для данных Outlook, архивирование любого масштаба:

• электронная почта Outlook, архивирование в СОЛ, MSG, HTML-, форматы TXT.
• Дополнительная опция генерировать суд дружественный PDF файлы.
• Архивирование календаря Outlook,, примечания, контакты и другие предметы.
• Архивирование настроек учетной записи электронной почты, включая пароли Outlook,